年度末、書類・データの整理方法(中学校教師版)

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卒業式や修了式が終了すると、シュレッダーのごみ袋がすぐに満杯になります。
今まで必要と思ってためてきた書類を、まとめて年度末にシュレッダーしている先生がたくさんいるからです。
逆に言うと、それだけ多くの書類を机やロッカーにため込んでいることになります。
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そこで、今年シュレッダー処理などをする時に考えてほしいことは、それらの書類が
・「机やロッカーに保存しておくべきものだったのか」
・「必要な時に、必要なものをすぐ取り出せる状態だったのか」
ということです。
書類や電子データをもらった時点で、
・「電子データとして残す」
・「捨てる」
・「紙ベースで保存する」

のいずれかの判断をします。
感覚的なものですが、私の場合、
・1%程度を「紙ベースで保存する」
・90%程度を「捨てる」、
・残り10%程度を「電子データとして残す」
という割合でした。
すべて、入手したその日のうちにやってしまいます。
「保存する」、「捨てる」、「電子データとして残す」の判断基準は次のようになります。

1.電子データとして残す時

新聞記事、回覧文書などで参考やネタになる書類は、電子データとして残します。
電子データ化すれば、すぐに捨てます。
私は次のようにして、電子データとして残していました。
一般的に知れられているのは、富士通のカラー イメージ スキャナ 「ScanSnap」 (スキャンスナップ)ではないでしょうか。
詳細は、富士通のカラー イメージ スキャナ 「ScanSnap」サイトをご覧ください。
まとまった書類や多くの資料を、短時間で一度に、しかも超簡単にPDF化してくれます。
私はこれを愛用しています。
しかし、「回覧書類や新聞などの一部の記事だけを電子データ化(PDF化)する」時は、少しだけ手間がかかります。
また、職員室の机上や教科の部屋にスキャナーを置くのも少し抵抗があります。
ですので私は、「TurboScan」というiphoneアプリを使用しています。
詳細は、ターボスキャン [ レシート、書類、ホワイトボードに最適な有能スキャナー ]でご覧ください。
これはとても使い勝手がいいです。
「TurboScan」を開き、写真を撮り、タグをつけるだけです。
わざわざコピー室に行ったり、その部分だけ切り取ったりする必要はありません。
いくら撮影しても、場所をとりません。
30秒あればできます。
プリントや新聞、ホワイトボードで特に威力を発揮します。
注意するのは、写真を撮った時に必ず、「タグ」をつけるということです。
例えば、「生徒会」、「道徳」のようなタグをつけておけば、後に検索可能です。
これをもし「紙ベースでコピーして、ファイルに保存」ということになれば、3分はかかるでしょう。
この2分30秒差は大きいのです。
使い方は、「TurboScan 使い方」で検索できます。
私がTurboScanに出会ったのは昨年ですが、もっと早くに見つけておきたかったと思っています。
次に電子データの分類方法です。
これも好みがありますが、私は「フォルダ」に分類していました。
年度当初に、フォルダを作成しておきます。
データを作成してからフォルダを作成するのではありません。
主なフォルダは、
01専門教科
02校務分掌
03テスト・成績処理・通知票
04研修
05道徳
06特別活動
07総合的な学習
08学級経営
09学年運営
10学校運営
11行事
12部活動
ぐらいでしょうか。
フォルダの順番が変わらないように、番号をつけます。
これを、「第1階層」にして、あとは適宜「第2階層」にします。
例えば、08学級経営フォルダなら、
第2階層のフォルダとして、
・学級便り
・保護者会
・4月当初
・9月当初
・1月当初
などをその中に(フォルダとして)作成します。
分類のポイントは、「後で検索しやすい」がポイントです。
例えば、学級経営のフォルダには、「4月」というフォルダも作成します。
そうすれば、特にやることが多い4月でも、昨年度の作成したデータ名を一覧すればイメージがわきます。
データを作成する時のネーミングにもこだわります。
後で見て分かりやすい、検索されやすいキーワードを使用します。
「誰もが見て分かりやすい」を意識すれば、コツがわかってきます。
学年便りや学級便りなどは、「作成日+ファイル名」にしていました。
例えば、
140410学年便り(初回授業持ち物)
というようなネーミングです。
これなら、「2014年4月10日に作成した初回の授業の持ち物を書いた学年便り」ということがすぐに分かります。
違う先生が、初回の授業の持ち物の学年便りを探す時でも、「初回 授業」とすれば検索できます。
詳細は、windowsサイト「ファイルまたはフォルダーを検索する」をご覧ください。
各中学校の共通フォルダでこのようなルールにしておけば、時間短縮につながります。
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しかし、身軽にするために、すべての書類を捨てること中心にするわけではありません。
増やしていく資料もあります。
例えば、「学級経営」「学年経営」に関する資料です。
これは、仕事の根幹をなす部分ですので、ノート(A4)を準備します。
そこに、必要な資料をとにかく張り付けていくのです。
例えば、担任が4月の始業式や入学式までにすべきことについてまとめたりします。
このようなノートは、経験年数が増えるたびに増えていってもいいでしょう。

2.捨てる時

捨てる書類は次のような書類です。
・誰かに見せてもらえば入手できる書類は捨てる。
特に、職員会議の資料はその代表でしょう。
どの学校でも、職員会議録があるはずです。
後でみることができるのです。
そのような書類は、自分に関係のある部分を残してすぐに捨てます。
・データ化されている書類は捨てる。
例えば、文部科学省の冊子が配布されることがあります。
しかし、その多くは文部科学省のホームページで公開されています。
このような書類も捨てます。
・1学期間使っていない物は捨てる。

3.紙ベースで保存する時

自分が主担当の校務分掌にかかわる書類はファイルに保存します。
そして、机の引き出しにしまいます。
すぐにそのファイルをとり出せるよう、ラベルシールなどでラベルをつけます。
できるだけ、ファイルの数を少なくすることがポイントです。
また、使用するファイルの種類は、
・クリアホルダー
・フラットファイル
・リング式バインダー
があります。
どのファイルにするのかは、たまるであろう書類の量によります。
経験的に言うと、万が一「必要なもの」を捨ててしまった時でも、後から入手できる場合がほとんどでした。
後は、毎日机の上を整理して帰ることができれば、整理上手になれるでしょう。
「片付け・整理の達人になりたい」先生は、次の本を参考にしてみてはいかがでしょうか。
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