極端な例ですが、デスクトップがこんな感じになっている先生は、仕事の効率が悪くなっているかもしれません。
今回は、振り分け用のフォルダを添付しました。
これを利用して散らかっているファイルを分類していきましょう。
１．デスクトップを整理する理由
以前私は、「年度末、書類・データの整理方法（中学校教師版）」で次のようなことを記事にしました。
上記記事からの抜粋です。
目次
１．「電子データとして残す」場合
２．「捨てる」場合
３．「紙ベースで保存する」場合
（※中略＠詳細は、上記記事をご覧ください）
そこで、今年シュレッダー処理などをする時に考えてほしいことは、それらの書類が
・「机やロッカーに保存しておくべきものだったのか」
・「必要な時に、必要なものをすぐ取り出せる状態だったのか」
ということです。
書類や電子データをもらった時点で、
・「電子データとして残す」
・「捨てる」
・「紙ベースで保存する」
のいずれかの判断をします。
感覚的なものですが、私の場合、
・１％程度を「紙ベースで保存する」
・９０％程度を「捨てる」、
・残り１０％程度を「電子データとして残す」
という割合でした。
すべて、入手したその日のうちにやってしまいます。
「保存する」、「捨てる」、「電子データとして残す」の判断基準は次のようになります。
１．電子データとして残す時
（※中略＠詳細は、上記記事をご覧ください）
次に電子データの分類方法です。
これも好みがありますが、私は「フォルダ」に分類していました。
年度当初に、フォルダを作成しておきます。
データを作成してからフォルダを作成するのではありません。
主なフォルダは、
01専門教科
02校務分掌
03テスト・成績処理・通知票
04研修
05道徳
06特別活動
07総合的な学習
08学級経営
09学年運営
10学校運営
11行事
12部活動
ぐらいでしょうか。
フォルダの順番が変わらないように、番号をつけます。
これを、「第１階層」にして、あとは適宜「第２階層」にします。
例えば、08学級経営フォルダなら、
第２階層のフォルダとして、
・学級便り
・保護者会
・４月当初
・９月当初
・１月当初
などをその中に（フォルダとして）作成します。
分類のポイントは、「後で検索しやすい」がポイントです。
例えば、学級経営のフォルダには、「４月」というフォルダも作成します。
そうすれば、特にやることが多い４月でも、昨年度の作成したデータ名を一覧すればイメージがわきます。
データを作成する時のネーミングにもこだわります。
後で見て分かりやすい、検索されやすいキーワードを使用します。
「誰もが見て分かりやすい」を意識すれば、コツがわかってきます。
学年便りや学級便りなどは、「作成日＋ファイル名」にしていました。
例えば、
140410学年便り（初回授業持ち物）
というようなネーミングです。
これなら、「２０１４年４月１０日に作成した初回の授業の持ち物を書いた学年便り」ということがすぐに分かります。
違う先生が、初回の授業の持ち物の学年便りを探す時でも、「初回 授業」とすれば検索できます。
詳細は、windowsサイト「ファイルまたはフォルダーを検索する」をご覧ください。
各中学校の共通フォルダでこのようなルールにしておけば、時間短縮につながります。
（※以降省略）
２．分類例（ＺＩＰファイルダウンロード）
上記のルールをもとに、
ＺＩＰファイルをダウンロードします。
デスクトップ上（保存した場所）に、次のようなファイルができます。
これを、ダブルクリックします。
その後、次のように「Mydata」をデスクトップ上にドラッグします。
次のようなフォルダができます。それをダブルクリックします。
次のようなフォルダが作成されます。
次のようなファイルもできています。
ここに、デスクトップなどに散らばっているファイルを、分かりやすい名前に変えながら分類していきます。
フォルダ名も、自分の使いやすいようにどんどんネーミングしていきましょう。
見違えるようなファイル管理ができるようになります。
ファイルを探すのにかかる時間は、おそらく１０分の１以下になるでしょう。
また、作業をしてもらえれば分かりますが、やっているうちに、頭の中も整理されていきます。