業務改善のための「先生用1週間振り返りシート」の使い方

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1.まずは「1週間振り返りシート」ワードファイル で現状を把握する

まずは「現状を把握する」。

業務改善のために必要なことです。
それを記録するための「1週間振り返りシート」をワードファイル、PDFで添付しました。

最後に振り返る方法、業務改善の方法を示しています。

ビジネスシーンでも用いられる方法です。

早く帰る、中学校教師、勤務時間短縮、方法、仕事が遅い、忙しい、計画表、手帳、教務手帳
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2.資料ダウンロード

「1週間振り返りシート」ワードファイルダウンロード
「1週間振り返りシート」PDFファイルで表示

3.使い方

1日が終了したら、帰る直前や帰宅途中に記入します。
「何に何分使ったか」を自分で分かればオッケーです。
時間をかけて細かく書く必要はありません。
「就寝時刻」は、前日に寝た時刻です。
「起床時刻」は、当日起きた時刻です。
「睡眠時間」は、「就寝時刻」、「起床時刻」から計算される睡眠時間を記入してください。
「調子(/5)」は、当日の調子を5点満点で記入します。調子がよければ、5点です。絶対的な基準はありませんので、「感覚的なもの」で構いません。
「その他」は、週途中で気づいたことを書けばよいでしょう。また、残念ながら、土日に業務をしたのなら、その時間を書いてください。
授業時間(8:55~9:45)などについては、添付しているワードファイルを加工して、所属している中学校の時間帯や実態に合わせてください。
月曜日から金曜日まで記入したら、今度は1週間の振り返りをします。

シートの下の表に記入します。
金曜日の帰宅途中や週末時間を使えばよいでしょう。
集計項目には、「授業準備」、「校務分掌」、「会議」、「事務作業」、「生徒指導」、「部活動」、「(   )」があります。
「事務作業」には、成績処理や評価関係も含めてください。
「(   )」は、他にあればご記入ください。
例えば、時期によりに発生する「テスト作成」などです。
1週間の記録を見て、それぞれの項目に分類し、「時間」の欄に1週間の合計時間を計算します。
だいたいで結構です。
なお、授業そのものの時間は、集計時間に含めていません。
次に「対策」です。
このシートの根幹となる大事な部分です。
「対策」には、「減らせない」、「完成度↓」、「効率↑」、「しない」、「移動」という項目があります。

4.分類法

・「減らせない」

文字通り、「その時間を時間短縮できない」と振り返りの時に判断したらその欄に○をします。

・「完成度↓」

「完成度を下げる」ことにより、時間短縮を期待できる場合を意味します。
例えば、授業準備の完成度をいつも100にまで仕上げていた。
これをいったん90で止める。すると今まで2時間かかっていたものが、1.5時間で済むという例です。
そして、「次週に期待できる効果」の欄に、「0.5時間」と記録するのです。

・「効率↑」

効率をアップさせることで時間短縮を期待できる場合を意味します。効率には、「集中度合」も含まれます。
例えば、20時~21時の時間帯に疲れた状態ですると1時間かかっていたものが朝早く来てやったら、0.5時間で済むような場合です。
「次週に期待できる効果」には、例えば「0.5時間」と記入できます。

・「しない」

「そもそもこの業務をしなくてよかった」と判断できる場合です。
いわゆる「視点を変える」例です。
例えば、極端な例ですが、「部活動を週に5回やっていたものを4回にする」などです。

・「移動」

「その業務をする時間を別の時間へ移動させる」という意味です。
例えば、月曜日、金曜日の17時~18時に「授業準備」の時間が計上されていて、それを「直前の春休みにまとめてできるもの」であるなら、「移動」に○をします。
ただし、ここに○をした場合、効果を期待できるのは次学期以降ということになります。
私も親しい友人は、それに気づき、授業のない長期休業中にまとめて教材作成をしていました。
その結果、授業のある期間中も突発的な生徒指導がある以外、他の誰よりも早く帰るようになりました。
そして最後に「次週に期待できる効果」の合計(太枠で囲んだ部分)を記入するのです。
次週に時間短縮して早く帰る時間の目標合計時間になります。
最初は、「この時間は何をしていたのだろう」と記入するだけでも時間がかかるかもしれません。
しかし、それが「早く帰る」ための第一歩です。
現状を把握しない限り解決できないです。
でも大丈夫です。
2、3日もすれば、書けるようになります。
「こんなどうでもいい作業に〇〇時間も使っていた」「これはやらなくていい」「この時間は短縮できる」など多くの気づきがあります。
これを4週間(1ヶ月)続ければ、意識が変わります。
体調も変わります。
早く帰ることに、「うしろめたさ」を感じたら絶対にいけません。
仕事に対する熱意を勤務時間の長さで表すのNGです。

春野伸一のメルマガ
ブログには書けない尊敬している先生、参考にしている本、思ったこと、考えたことを好き勝手に書いているメルマガです。どうでもいいことをメールされても大丈夫な先生はどうぞ!平日配信です。

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