分厚い資料を職員全員に配布する時代は終わった

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1.職員会議の資料の昨今

以前私は、「職員会議で分厚い資料」で提案する教師が優秀だと思っていました。
しかし、今は違います。
全くの逆です。
A4のプリント1枚、あるいはB4(2段)のプリント1枚で、分かりやすくまとまっている提案の方が優秀な提案と思っています。
分厚い資料は、「時間」と「紙」の無駄遣いです。

2.分厚資料で失うもの

これは、本当に無駄だなと思った話をします。
どの中学校でも「年度末反省」というものがあります。
まず、各部からの年度末反省が職員会議の議題にかけられます。
「分厚い資料」を反省として出した部は、「優秀」のような雰囲気があります。
その後、修正して完成となります。
さらにその後、それらの年度末反省をまとめた「平成26年度○○中学校年度末反省」冊子を全職員に配布するのです。
多くは、20~30ページ以上になります。
使用する紙の枚数(両面印刷、職員の人数40人)=15枚×40人=600枚
印刷する及びセットするのにかかる時間=3人×1時間=3時間
時間と紙を無駄に使いすぎなのです。
冊子を職員全員に配布する意味なんてまったくありません。
電子データ(+紙冊子1部)だけを残しておけばいいのです。
職員会議で、「まとめが完成しました。PCの○○に入れいていますので、ご確認ください。」と15秒で言うだけで十分でしょう。
もう一度言います。
なぜ、配るのですか?
提案資料は、A4(B4)サイズ1枚に、まとめるべきなのです。
「しっかりした提案」を分厚い資料でごまかしてはいけません。
どうしても、資料が分厚くなるのなら、「概要版」だけを職員会議にかけるべきなのです。
概要版で不足な部分は、「詳細版を見てください」と言えばいいのです。
まとめる方法については、検索もできますし、良書も出版されています。

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